Certification TOSA - OPQF

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42 rue de Clichy, 75009 Paris

Communication Ecrite - Rédiger des mails efficaces et utiliser la messagerie à bon escient

date de la dernière mise à jour : novembre 2017

Public

Fonctions supports - Commerciaux - Managers - Chefs de projets

Pré-requis

Les participants sont invités à venir avec des exemples de mails

Objectif

Savoir rédiger des e-mails efficaces et pertinents pour toutes situations
Utiliser sa messagerie à bon escient

Pédagogie

Échanges de pratiques
Apports théoriques et méthodologiques
Exercices d’entraînement basés sur des cas personnels professionnels

Contenu

Comprendre les enjeux de l'e-mail

  • Identifier les spécificités de l’e-mail
  • Appréhender l’impact de l’e-mail dans les relations de travail
  • Savoir quand l’utiliser ou préférer un autre moyen de communication
  • Exercices : échanges, questionnement, quiz

Savoir renseigner la zone Objet de façon pertinente et explicite

  • Privilégier les titres "pleins" pour susciter l'intérêt du lecteur
  • Faciliter le classement et les recherches
  • Exercice : rédiger l’objet de différents mails

Rédiger avec méthode, fluidité et rapidité

  • Ecrire aisément grâce à un schéma type
  • Construire des phrases courtes et lisibles
  • Utiliser un vocabulaire précis
  • Adopter un style vivant et concret
  • Exercices : rédaction de différents mails tirés de situations réelles des stagiaires, réécriture de mails existants

Emettre un e-mail

  • Identifier son objectif
  • Accompagner l'envoi de pièces jointes
  • Maîtriser la dimension conviviale : formules de politesse
  • Valoriser les deux temps forts : démarrage et conclusion
  • Exercices : rédaction de différents mails tirés de situations réelles des stagiaires, réécriture de mails existants

Répondre à un correspondant

  • "Accuser réception" par un commentaire juste
  • Apporter une réponse brève et pertinente
  • Etre précis pour éviter les ambiguïtés
  • Exercices : rédaction de mails tirés de situations réelles des stagiaires, réécriture de mails existants

L'e-mail en situation difficile

  • Adopter un discours ferme et courtois
  • Identifier les formulations à éviter et à privilégier
  • Utiliser des stratégies de réponse et messages argumentés
  • Exercices : rédaction de mails en situation difficile (cas réels des participants), réécriture de mails existants